Aujourd’hui, je vous partage les 6 étapes à suivre pour terminer une réunion efficacement.

 

Étape 1 : Rappeler les décisions prises et les suites à donner

Cette précieuse étape facilitera le suivi des actions à entreprendre et évitera bien des « J’ai oublié d’appeler le fournisseur. Je ne l’avais pas noté. » et des « Oups ! Je pensais que c’était toi qui étais responsable d’organiser une réunion avec tel client. »

Ainsi, à la fin de chaque réunion, prenez le temps de résumer les décisions qui ont été prises et les suites à donner, c’est-à-dire les actions à entreprendre, les responsables de ces actions ainsi que l’échéancier à respecter.

Et surtout, assurez-vous que tout le monde a bien compris.

 

Étape 2 : Préciser les étapes à venir

Maintenant que tout le monde sait ce qu’il doit faire, mettez la table pour la prochaine réunion. Quelles sont les prochaines étapes ? De quoi parlerez-vous ? Quelles sont vos attentes ?

 

Étape 3 : Planifier une autre rencontre, au besoin

Les gens qui me connaissent savent que je suis 100 % contre les réunions inutiles et inefficaces. Mais lorsqu’elles sont nécessaires, bien préparées et tenues efficacement, là, on est en affaires !

Alors, si un point prévu à l’ordre du jour s’avère plus complexe que ce que vous croyiez au départ ou qu’il doit être traité plus en profondeur, il est parfois nécessaire de planifier une autre rencontre. Pensons à un point d’information, à une séance de remue-méninges, à la formation d’un comité qui trouvera une solution à un problème…

 

Étape 4 : Évaluer brièvement la réunion

Parce qu’il y a toujours place à l’amélioration et que bien souvent l’introspection ne suffit pas, voici donc quelques questions à (se)poser pour évaluer la réunion que vous venez d’animer :

  • Au terme de la réunion, comment vous sentez-vous ? Rassuré, satisfait, découragé, mêlé (embrouillé), partant, solidaire, volontaire…
  • Avons-nous atteint les objectifs de la réunion ?
  • Avons-nous respecté l’ordre du jour et le temps imparti à chaque sujet ?
  • Que pourrions-nous faire pour améliorer nos futures réunions ?
    Se préparer davantage ?
    Éviter les digressions ?
    Commencer à l’heure ?

Rappelez-vous : s’autoévaluer, c’est permettre aux réunions suivantes de gagner en efficacité et en mobilisation.

 

Étape 5 : Remercier les participations de leur participation

Eh oui, le fameux « merci » a toujours sa place. C’est l’une des plus belles marques de reconnaissance que l’on peut témoigner à ses collaborateurs.

 

Étape 6 : Rédiger un compte rendu et le transmettre aux participants

Je le sais, ce n’est pas la responsabilité préférée de personne (ou presque), mais c’est essentiel d’envoyer le compte rendu aux participants dans les 48 heures qui suivent votre réunion. Tout comme la première étape, celle-ci facilite grandement le suivi des actions à entreprendre.

À ce sujet, je vous invite à lire mon plus récent article qui s’intitule Un bon compte rendu de réunion, c’est…