Je dis toujours que tenir une réunion sans prendre de notes ni écrire de compte rendu, c’est comme aller s’entraîner au gym et manger une grosse poutine tout de suite après… ça ne sert pas à grand-chose. Mais qu’est-ce qu’un bon compte rendu, au juste ?

Les 4 objectifs du compte rendu

Informer les absents

Servir d’aide-mémoire

Faciliter le suivi des décisions et des actions à entreprendre

Représenter une référence pour une décision future

 

Un bon compte rendu répond aux besoins des destinataires

Quels sont les besoins et les objectifs des gens qui liront le document ? Ont-ils besoin de lire toutes les interventions de tous les participants ou seulement les décisions et les actions qui en découlent ?

Si votre compte rendu est lu uniquement par les participants de la réunion, vous pouvez vous contenter d’un court compte rendu qui ressemblera beaucoup à un « qui fait quoi ».

Par contre, s’il est aussi destiné à des gestionnaires qui connaissent plus ou moins le sujet, vous devrez minimalement ajouter un contexte.

 

Un bon compte rendu va à l’essentiel

Un compte rendu, ce n’est pas un verbatim. Et vos collègues n’ont pas le temps de lire un roman. Il doit donc aller à l’essentiel, selon le niveau de détails nécessaire pour répondre aux besoins des destinataires : contexte, résumé de la discussion et des propositions, décisions, actions, responsables, échéanciers. C’est aussi simple que ça !

Au début, lorsqu’on n’a pas l’habitude de prendre des notes et de rédiger des comptes rendus, on fait tous la même erreur. Et croyez-moi, je l’ai fait celle-là ! On a peur d’oublier un détail important, alors on prend BEAUCOUP trop de notes et on écrit un compte rendu BEAUCOUP trop long. Bonne nouvelle : ça se soigne avec l’expérience ! Petit à petit, on s’aperçoit qu’on peut mettre moins de détails et que tout le monde comprendra quand même. Et quel est le pire qui pourrait bien arriver ? Que vous omettiez un détail important. Alors il se trouvera quelqu’un pour vous le mentionner et vous pourrez alors modifier votre compte rendu. C’est tout !

 

Un bon compte rendu est objectif

Bien sûr, votre compte rendu doit être fidèle à ce qui a été dit au cours de la réunion. Et fidèle ne veut pas dire « transcrire mot à mot ». Il signifie plutôt que vous devez reformuler les propos des participants dans vos propres mots tout en gardant le sens.

 

Un bon compte rendu est clair, précis et concis

C’est une évidence pour plusieurs… mais pas pour tout le monde . On s’attend à un document bref, compréhensible, facile à lire et sans ambiguïtés. Ce n’est pas le temps de se lancer dans la grande littérature : des mots simples (et non simplistes ou simplets !) et une structure de phrase basique. Le bon vieux sujet-verbe-complément aura toujours sa place.

 

Vous voulez en savoir plus sur le compte rendu ? Je vous invite à lire les articles suivants :

3 bonnes raisons de rédiger un compte rendu

Astuces pour des réunions efficaces — 1re partie

Astuces pour des réunions efficaces — 2e partie

 

Vous êtes convaincu de l’importance de rédiger un compte rendu, mais ne savez pas par où commencer? Je peux vous aider à concevoir une structure, un modèle de compte rendu qui répondra à vos besoins. Pour ce faire, il suffit de me contacter au myriam@myriamberube.ca.