L’ABC du diagnostic des communications internes

L’ABC du diagnostic des communications internes

C’est lors d’un événement de réseautage que j’ai rencontré Josée, présidente d’une entreprise de services basée à Québec, comprenant plusieurs bureaux dans la Capitale-Nationale. À la question « Qu’est-ce que tu fais dans la vie ? », je lui réponds que j’aide les chefs d’entreprise et les gestionnaires à améliorer la circulation de l’information à l’intérieur de leur organisation. Et ma vis-à-vis de s’exclamer : « Ça existe quelqu’un comme toi. J’aurais besoin de tes services. Lors de notre dernier sondage sur le climat organisationnel, le personnel de nos bureaux satellites mentionnait qu’il ne se sentait pas dans la gang. Penses-tu que tu pourrais nous aider ? » Certainement ! Voici donc la démarche que j’ai entreprise avec Josée.

 

Le diagnostic des communications internes : une démarche en 4 étapes

1- Analyse du besoin
Assises devant un bon thé, Josée et moi avons pris le temps de faire connaissance. Elle m’a parlé de son entreprise et des difficultés qu’elle vivait en matière de communication interne.

 

2- Diagnostic des communications internes
Par la suite, nous avons décidé de réaliser un diagnostic des communications qui ne couvriraient pas seulement la communication entre la direction et les bureaux satellites, mais plutôt l’ensemble des communications à l’interne. Tant qu’à faire l’exercice, aussi bien englober tous les aspects de la communication interne :

  • Culture organisationnelle (mission, vision, valeurs…) ;
  • Circulation de l’information (ascendante, descendante, transversale) ;
  • Communication avec le gestionnaire ;
  • Accessibilité et visibilité des membres de la direction ;
  • Moyens de communication en place (courriel, réunion, journal interne, intranet…) ;
  • Reconnaissance au travail.

 

Puis, pour réaliser mon diagnostic, j’ai réalisé des groupes de discussion avec les membres du comité de gestion ainsi qu’avec plusieurs employés provenant de secteurs différents et occupant des fonctions diverses. Nous avons aussi effectué un sondage auprès de tous les employés. J’ai terminé ma collecte de données par l’analyse de documents, c’est-à-dire de certains outils de communication en place tels que des bulletins internes, des notes de service, des courriels…

Après avoir analysé toute l’information recueillie, j’ai proposé un plan d’action, accompagné de stratégies concrètes, qui misait sur les forces de l’entreprise et qui ciblait ses enjeux de communication.

 

3- Mise en place des outils
Ensuite, nous sommes passées à l’action en mettant en place des outils de communication à la fois simples et efficaces. J’ai aussi offert de l’accompagnement et de la formation aux gestionnaires afin de les aider à acquérir ou à développer certaines compétences communicationnelles comme l’écoute active, la rétroaction et la reconnaissance, par exemple.

 

4- Une bonne rétroaction
Quelques mois plus tard, j’ai assuré un suivi afin de m’assurer que les solutions retenues et les outils mis en place avaient donné les résultats souhaités, ce qui nous a permis d’apporter quelques petits ajustements.

 

Des résultats convaincants

Le diagnostic des communications internes et les actions qui s’ensuivent donnent des résultats concrets et favorisent une bonne communication interne. Ses principaux avantages :

  • Mobilisation du personnel autour de la mission, des valeurs et des objectifs de l’entreprise ;
  • Augmentation du sentiment d’appartenance ;
  • Mise en place d’une culture de reconnaissance ;
  • Gestion du changement facilitée ;
  • Motivation et efficacité accrues ;
  • Amélioration du climat de travail ;
  • Disparition des rumeurs.

 

Vous avez besoin d’une professionnelle pour vous soutenir dans le processus d’amélioration de vos communications internes ? Vous pouvez compter sur moi pour ! Appelez-moi sans tarder au 418 659-1307 pour en savoir plus sur le sujet.

En terminant, je vous invite à lire l’article Diagnostic des communications internes : un investissement qui rapporte que j’ai écrit il y a un peu plus de deux ans, mais qui est toujours d’actualité.

2018-11-06T08:39:07+00:00novembre 6th, 2018|0 Comments

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