6 astuces pour des courriels efficaces

6 astuces pour des courriels efficaces

Les courriels professionnels que vous recevez chaque jour vous sont-ils tous utiles ? Les lisez-vous tous jusqu’à la fin. Allez, soyez honnête… la réponse est non, n’est-ce pas ? Je ne vous juge pas, car je fais pareil. Et dites-vous que les destinataires de vos courriels font aussi comme vous. Dans cet article, je vous propose des astuces pour rédiger des courriels efficaces.

 

Astuce no 1 : Choisir le bon moyen de communication

Sans aucun doute, le courriel représente un moyen de communication rapide et fiable pour transmettre de l’information à des collègues, supérieurs, clients ou collaborateurs. Toutefois, on devrait toujours privilégier la réunion ou la conversation dans certaines situations, notamment :

  • Annoncer une nouvelle qui suscitera des questions ou du mécontentement ;
  • Donner de la rétroaction, qu’elle soit positive ou négative ;
  • Négocier ;
  • Gérer un conflit.

 

Astuce no 2 : Bien cibler ses destinataires

Chaque destinataire doit être concerné par votre courriel et se trouver dans le bon champ : À, Copie conforme (Cc) ou Copie conforme invisible (Cci).

Je choisis le champ… lorsque je veux que mon destinataire…

À agisse, réagisse, prenne position, réponde ou prenne connaissance d’une information importante.
Cc soit informé d’un fait, d’une décision, de l’avancement d’un dossier, etc., qui ne le concerne pas directement.
Cci soit informé sans que les autres destinataires le sachent ou aient accès à son adresse courriel.

 

De plus, résistez à la « copie conformite aiguë », une maladie très répandue dans le monde du travail qui consiste à mettre inutilement quelqu’un en copie conforme. Cette mauvaise habitude risque de finir par irriter vos destinataires.

 

Astuce no 3 : Rédiger un objet représentatif

L’objet de votre courriel doit refléter le contenu de votre message. Un objet clair et bref permet à votre destinataire de cerner rapidement le sujet et d’évaluer la priorité à lui accorder.

Objets à éviter Objets bien formulés
Questions s.v.p. Question — rapport annuel de gestion 2016
Informations s.v.p. Besoin d’information — processus d’accueil nouvel employé
Autorisation à obtenir Pour approbation — formation sur l’éthique
Absence Absence le 22 août

 

Je vous invite aussi à réserver le qualificatif « urgent » aux vraies urgences. J’ai un client pour qui tout est toujours urgent, alors qu’en fait, ce n’est pas le cas. Alors qu’est-ce qui arrive, selon vous ? Je vous donne un indice : rappelez-vous ce qui est arrivé au petit garçon qui criait aux loups. Alors, avant d’écrire « urgent » en majuscules, demandez-vous si ce l’est vraiment.

 

Astuce no 4 : Soigner la qualité de son français

Les fautes nuisent à la lisibilité de votre message, de même qu’à votre crédibilité et à celle de votre entreprise. C’est pourquoi il faut porter attention à l’orthographe, à la grammaire, à la syntaxe et à la ponctuation en tout temps.

Prenez le temps de vous relire afin de corriger vos fautes, de simplifier vos phrases et de vous assurer que le tout soit cohérent. Cela vaut la peine de consacrer quelques minutes pour s’assurer d’être bien compris et soigner son image.

Le français constitue votre faiblesse? Procurez-vous le logiciel Antidote, qui vous sera d’un grand secours pour corriger vos erreurs. Même si je gagne ma vie à rédiger (entre autres), je ne suis pas parfaite et je commets parfois des fautes (désolée de vous décevoir!). J’utilise donc le correcteur pour tous mes textes.

 

Astuce no 5 : Écrire les informations importantes dans les premières lignes

L’être humain étant ce qu’il est, rares sont les courriels lus jusqu’à la fin. C’est pourquoi l’information importante doit se retrouver dans votre introduction : la date, le lieu et l’objet de votre prochaine rencontre, par exemple.

De plus, la concision est de mise : on va à l’essentiel et on écrit uniquement ce que le destinataire a besoin de savoir : pas plus, pas moins.

 

Astuce no 6 : Mentionner clairement ses attentes

La conclusion de votre courriel devrait toujours comprendre vos attentes envers votre destinataire. Vous désirez qu’il vous fasse part de ses commentaires d’ici vendredi midi ou qu’il respecte une nouvelle procédure à partir de telle date? Ne laissez aucune place à l’ambiguïté et écrivez-le noir sur blanc.

 

Si vous mettez en pratique ces quelques astuces fort simples, je vous assure que vos courriels seront bien plus efficaces.

2018-07-03T11:53:30+00:00mai 14th, 2018|0 Comments

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