Gardien du temps : pour des réunions efficaces

Gardien du temps : pour des réunions efficaces

Je suis certaine que vous êtes déjà sorti d’une réunion sans avoir eu le temps de terminer tous les points prévus à l’ordre du jour (si vous rédigez un ordre du jour). Pour éviter une telle situation, il faut d’abord prévoir le temps qui sera consacré à chaque sujet. Évidemment, il s’agit d’une approximation et non d’un cadre rigide réglé à la minute près. Ensuite, il faut s’y tenir. Et comment y arrive-t-on ? En désignant un gardien du temps.

 

Quel est son rôle ?

Le rôle du gardien du temps, comme son nom l’indique, consiste à s’assurer que les participants d’une réunion respectent le temps accordé à chaque point de l’ordre du jour.

Ici, je ne vous parle pas d’un policier du temps, mais d’un gardien… une nuance importante. Il est important de rester flexible, car un gardien du temps rigide entraînera des réunions lourdes et démotivantes. Comme je dis toujours à mes clients, il ne s’agit pas de « sortir le fouet » et de stresser tout le monde, mais plutôt de ramener à l’ordre les collègues qui s’éloignent du sujet ou qui s’éternisent un peu trop. Bien sûr, le respect est de mise.

On a tous au moins un collègue qui a toujours besoin de beaucoup de temps pour s’exprimer. Même si c’est délicat, quelqu’un doit l’arrêter un moment donné. C’est justement le rôle du gardien du temps. Ce dernier peut lui couper gentiment la parole en disant : « Merci. Je crois que tout le monde a bien compris ton point de vue. Que dirais-tu de laisser la parole à ceux qui ne se sont pas encore exprimés ? » Le message est clair, mais respectueux.

Quelqu’un commence à parler d’un sujet qui ne fait pas partie de l’ordre du jour ? Le gardien du temps l’arrête rapidement en prenant en note sa question ou son idée. Il y revient à la fin de la rencontre, s’il reste du temps. Sinon, le groupe décide du moment et du contexte (la prochaine rencontre de service, discussion entre 2-3 collègues, par exemple) où le sujet sera abordé.

 

Qui est-il ?

Le gardien du temps peut être l’animateur ou un autre participant désigné par ce dernier. Pour ma part, je crois que dans bien des cas, l’animateur de la réunion a tout intérêt à déléguer ce rôle, ce qui lui permet de se concentrer sur le sien.

 

En terminant, rappelez-vous que le gardien du temps vous permettra de commencer et de terminer vos réunions à l’heure… tout en ayant fait le tour de tous les sujets prévus à l’ordre du jour. Une main de fer dans un gant de velours, voilà la qualité principale du bon gardien du temps de vos réunions. Est-ce que cette perle rare existe au sein de votre équipe ?

2018-07-03T11:59:16+00:00mai 4th, 2018|0 Comments

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