Une amie entrepreneure m’a déjà demandé : « Myriam, faire un compte rendu, c’est une perte de temps ou ça vaut vraiment la peine ? » Oh que oui ! C’est même essentiel, et ce, pour plusieurs raisons.

Informer les absents

Chaque lundi, le comité de direction d’une entreprise de construction se réunit pour discuter de l’avancement des projets et des difficultés survenues au cours de la dernière semaine. Selon vous, qu’est-ce qui est le plus efficace ? Répéter au directeur du développement des affaires tout ce qui a été dit à la réunion ou lui faire parvenir un compte rendu dès le lendemain matin ? La deuxième option, sans aucun doute.

Servir d’aide-mémoire

Prendre des notes et rédiger un compte rendu évite les « Il me semble que ce n’est pas ça que nous avions décidé. » à la rencontre suivante qui se tient une semaine ou un mois plus tard. Cela vous permet d’éviter les remises en question et les pertes de temps qui en découlent.

Faciliter le suivi des décisions et des actions à entreprendre

Efficacité : c’est le terme à retenir. Un compte rendu peut présenter en un coup d’œil toutes les décisions qui ont été prises au cours d’une réunion ainsi que toutes les actions qui sont attendues des participants. Chacun sait ce qu’il doit faire. Puis, à la rencontre suivante, il vous suffit de reprendre votre compte rendu et d’en assurer le suivi.

Vous croyez que vous devrez passer des heures à concevoir un tel document ? Détrompez-vous. Un simple tableau comprenant quelques colonnes suffit amplement. Je vous l’assure : l’essayer, c’est l’adopter.

Exemple de compte rendu