Combien recevez-vous de courriels chaque jour? Sont-ils tous utiles? Non. Les lisez-vous tous jusqu’à la fin? Non plus. Alors dites-vous que les autres font comme vous. Le courriel est, sans l’ombre d’un doute, un moyen de communication rapide pour transmettre des renseignements à des collègues, supérieurs, clients ou partenaires. Aujourd’hui, je vous propose quelques trucs pour rédiger des courriels efficaces.

Truc no 1 : choisir le bon destinataire

Assurez-vous que chaque destinataire est bien concerné par votre courriel et qu’il se trouve dans le bon champ : À, Cc (copie conforme), Cci (copie conforme invisible). Et surtout, gare à la « copie conformite » : cette mauvaise habitude risque de finir par irriter vos destinataires.

Je choisis le champ - courriel

 

Truc no 2 : rédiger un objet représentatif

L’objet de votre courriel doit refléter le contenu de votre message. Ainsi, un objet clair et bref permet à votre destinataire de cerner rapidement le sujet. De plus, évitez d’abuser de la mention « Urgent ». Rappelez-vous le petit garçon qui criait aux loups : les autres ont arrêté de le prendre au sérieux.

Objets


Truc no 3 : écrire les informations importantes dans les premières lignes

Écrivez uniquement ce que votre destinataire a besoin de savoir : pas plus, pas moins. L’être humain étant ce qu’il est, rares sont les courriels qui sont lus jusqu’à la fin. C’est pourquoi l’information importante doit se retrouver dans les premières lignes.

 

Truc no 4 : indiquer clairement ses attentes

Qu’attendez-vous de votre lecteur: qu’il prenne connaissance d’une nouvelle loi; qu’il applique une procédure à partir d’une date précise; qu’il lise un document et vous fasse part de ses commentaires d’ici vendredi midi? Soyez clair! Ainsi, cela vous évitera bien des questions, des retards dans l’échéancier et bien d’autres situations fâcheuses.

En conclusion, si vous mettez en pratique ces quatre conseils, je vous assure que vos courriels seront bien plus efficaces. Et si vous désirez en savoir plus sur le sujet, je vous invite à communiquer avec moi.