Ça y est : l’objectif de votre rencontre est clair; vous n’avez invité que des participants concernés, compétents et motivés; et vous les avez convoqués à temps en leur envoyant l’ordre du jour prévu et les documents à lire avant votre réunion. Bravo! 100 % pour votre préparation. Et maintenant, comment animer une rencontre pour qu’elle soit efficace? Voici quelques astuces.

Accueillir les participants

Pour pouvoir accueillir les participants, il est essentiel d’arriver quelques minutes avant le début de la réunion. Pas de favoritisme : on porte une attention semblable à tous.

Commencer la réunion à l’heure

Simple règle de politesse envers ceux qui arrivent à l’heure. De plus, on ne récapitule pas chaque fois qu’un retardataire arrive. Il posera ses questions à la pause ou après la réunion. Avec le temps, il apprendra à arriver à l’heure. Mon opinion peut vous choquer, mais je crois que la ponctualité fait partie du b.a.-ba du savoir-vivre en entreprise. Faire attendre tout le monde représente à mes yeux un manque de respect envers ses collègues. En effet, c’est comme si quelqu’un pensait : « Mon temps est plus important que le vôtre. »

Se présenter, puis présenter chaque participant, si nécessaire

Si tout le monde se connaît, cette étape est inutile. Sinon, elle permet de mettre tout le monde à l’aise, surtout les participants timides qui hésitent à se présenter d’eux-mêmes.

Choisir un secrétaire

Idéalement, la personne qui prend des notes et rédige un compte-rendu n’est pas l’animateur. Ce sont deux grosses responsabilités difficiles à assumer simultanément.

Choisir un gardien du temps

Ce peut être l’animateur ou un autre participant. En résumé, c’est lui qui ramène tout le monde à l’ordre et s’assure qu’on respecte l’horaire prévu.

Rappeler le but de la réunion

Il s’agit de lire l’ordre du jour afin de s’assurer que tout le monde comprenne et accepte l’objectif de la rencontre.

Faire une synthèse de la réunion précédente, si nécessaire

Très brève, cette étape permet de se remettre dans le « bain » et de s’assurer que les personnes qui avaient des responsabilités ont bien réalisé leurs tâches.

Tenir la barre ferme

L’animateur joue de multiples rôles. Une bonne formation et l’expérience l’aideront à :

  • Assurer la bonne tenue des discussions en gérant les tours de parole;
  • Faciliter la compréhension du groupe en posant des questions ou en reformulant des opinions;
  • Effectuer une synthèse des positions et décisions pour simplifier le travail du secrétaire;
  • Gérer les participants difficiles.

Ouf! Il y a tellement d’éléments à aborder par rapport à ce sujet : les attitudes à adopter, le questionnement, la reformulation, les problèmes à prévenir et à gérer, le compte-rendu…

Vous avez des astuces à partager? N’hésitez surtout pas.

Vous aimeriez en savoir plus sur l’animation efficace de réunions? Je vous invite à communiquer avec moi, que ce soit pour obtenir des conseils ou suivre une formation.

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Astuces pour des réunions efficaces – 1re partie